Ferramenta adotada em novembro de 2025 acelera processos e amplia a transparência na gestão de projetos. Mudança beneficia coordenadores e órgãos financiadores.
A Fundação de Apoio à Pesquisa e Extensão de Sergipe (Fapese) dá um passo significativo rumo à modernização e à transparência com a adoção do sistema Conveniar. Essa nova ferramenta visa otimizar a gestão de projetos, tornando os processos mais eficientes e aumentando a satisfação entre coordenadores e órgãos financiadores parceiros.
Desde sua implantação em novembro de 2025, o sistema Conveniar tem como objetivo principal digitalizar os projetos e processos da fundação. Segundo o consultor Marcos Vinicius Estevam, a digitalização resulta em uma significativa redução de custos operacionais e promove maior transparência nas atividades da instituição. Ele afirma:
“Acredito que esse é o nosso maior objetivo e que foi atingido, que é justamente digitalizar os processos dos projetos e os processos de trabalho da fundação. Com isso conseguimos redução de custo operacional dentro da fundação e maior transparência. Então um grande marco dessa implantação é a transparência.”
A presidente da Fapese, Maíra Bittencourt, ressalta que a modernização por meio da tecnologia é essencial para a gestão eficaz da fundação. Ela destaca:
“A implantação do sistema Conveniar marca uma virada de chave fundamental na nossa gestão. Precisávamos colocar ‘ordem na casa’, otimizando fluxos e integrando todos os nossos setores por meio de uma completa digitalização.”
O Diretor Administrativo da Fapese, Fernando Maranhão, complementa que a adoção do novo sistema foi uma necessidade para reduzir burocracias e aumentar a agilidade nos processos. Ele menciona que a fundação enfrentava um excesso de papelada, o que gerava morosidade nas atividades. Fernando explica:
“Antigamente os processos eram feitos com muito papel, e o papel gerava muita morosidade. Os processos não eram bem desenhados e acabava que a gente tinha muito retrabalho.”
A implementação do sistema Conveniar resultou na eliminação de cerca de 500 caixas de documentos, com outras 2000 sendo enviadas para arquivamento externo. Com isso, a Fapese conseguiu liberar espaço físico, criando um ambiente disponível para novos setores no futuro.
Além disso, o sistema trouxe integração entre diferentes setores da Fapese, como gestão de projetos, compras, financeiro, recursos humanos e comunicação. Fernando salienta que agora os coordenadores têm acesso em tempo real ao status de seus projetos, o que aumentou a eficiência nas operações:
“Antes a gente tinha que consultar a todo momento os papéis para ver algum tipo de processo. Agora, tudo começou a ficar mais rápido. É tudo online.”
A gerente de Administração, Deisiane dos Santos, também elogia os resultados do investimento no sistema, que trouxe melhorias em todos os setores e alterou a dinâmica de trabalho na fundação. Ela afirma:
“A fundação fez um investimento muito bom em relação ao Conveniar, porque trouxe muitas oportunidades de melhoria em todos os sentidos.”
A avaliação positiva do novo sistema é confirmada por coordenadores de projetos, como a Coordenadora Adjunta do Programa de Mestrado Profissional em Administração Pública da Universidade Federal de Sergipe (UFS), Rosângela Sarmento, que destaca a eficiência no gerenciamento de contratos e na prestação de contas:
“Antigamente a gente tinha 300.000 formulários. Agora é jogo rápido, então para mim o sistema está sendo maravilhoso.”
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